Mailing etiquette

 

Eerlijk: hoeveel mailtjes versturen we wel niet per dag? Mailen is al langer niet meer zo formeel en afstandelijk als het schrijven van een brief. En zeker ten tijde van instant messaging klikken we veel sneller op de send-button, zonder echt stil te staan bij wat er nu eigenlijk in onze mail stond. 

Foto:  Prue Stent

Of dat kwaad kan? Toch wel. Geschreven woorden - zonder ondersteunende lichaamstaal of intonatie - kunnen anders overkomen op de ontvanger dan eigenlijk je bedoeling was. Iets wat zowel in professionele als persoonlijke communicatie kan zorgen voor verwarring, frustratie of een negatieve indruk. Hieronder lichten we net die aandachtspunten toe die je best even checkt voor je een mailtje verstuurt, om je boodschap juist én krachtig te laten overkomen.

First things first

Je raadt het vast al, maar alles begint bij de juiste aanspreking. Bij iemand met wie je regelmatig mailt is dit misschien minder belangrijk, maar voor een eerste indruk is een gepaste start cruciaal. Het is immers het eerste wat jouw ontvanger leest, zelfs nog voor hij of zij het mailtje opent (want je eerste woorden verschijnen ook als preview in de inbox). 

Begin nooit - maar echt nooit - je mail met een loze ‘beste’ of ‘geachte’. Dat is niet alleen fout volgens onze Belgische BIN-normen, maar geeft ook een onpersoonlijk gevoel naar de lezer toe. Gebruik bij voorkeur de naam van de persoon aan wie je mailt. Heb je die niet? Dan kun je in formele gevallen starten met ‘beste meneer/mevrouw’ of, als het wat losser mag, kiezen voor een simpele ‘hallo!’.

No room for insecurities

Zeker in zakelijke mails - maar net zo goed naar een vriend of kennis - wil je sterk en zelfzeker overkomen. Naar klanten wil je expertise uitstralen, aan je baas wil je jouw positieve werkhouding tonen en brandjes blussen doe je ook niet met onzekerheid. 

  • Vermijd twijfelwoorden zoals ‘misschien’, ‘ik denk’ of ‘volgens mij’. Schuif je kennis naar voren door resoluut je mening te geven, zo is er ook minder ruimte voor tegenspraak of wantrouwen tegenover je capaciteiten.

  • Ditch the apologies en probeer je sorry’s zo veel mogelijk om te toveren in dankjewels. ‘Dank je voor het wachten’ klinkt een stuk zelfzekerder dan ‘sorry dat ik te laat ben’. En ‘dankjewel om me hierop te wijzen’ in plaats van ‘sorry voor mijn fout’ toont aan dat je professioneel kunt omgaan met negatieve feedback.

Keep it friendly, but …

We hebben het geluk dat we tegenwoordig onze mails wat gevoel kunnen bijbrengen met smileys en een hele reeks emoticons. Zo kun je een belerende opmerking al een stuk ‘liever’ maken door er een lachend gezichtje achter te plakken en een ‘oei’ is snel vergeven met een see no evil-aapje. Sorry, not sorry 🙈 

Het is een snelle en makkelijke manier om meteen heel wat vriendelijker over te komen op de lezer dan met puur ‘droge’ woorden. Maar overdrijf hier ook niet in. Ik heb vaak de neiging om achter elke zin een 🙂te plakken omdat, heel eerlijk, ik het ook echt lief bedoel. En dan zit ik achter mijn scherm of telefoon ook echt letterlijk te glimlachen als een gek. Voor ik op verzenden klik moet ik eigenhandig de smileys uit mijn mail gaan filteren, want zoveel enthousiasme komt misschien eerder een beetje creepy over …

Hetzelfde geldt trouwens voor uitroeptekens, waar Vice eens een boeiend stuk over schreef. 

Get to the point

Niets zo frustrerend als een hele lange mail waar uiteindelijk niet zo heel veel nieuws in staat, toch? Neem geen kostbare tijd van je lezer af en get to the point. Zeker als je iets wilt vragen of een voorstel hebt.

Toch heel veel te vertellen en kun je daar echt niet onderuit? Probeer je mail dan scanbaar te maken zoals je bij een gewone tekst ook zou doen. Gebruik bijvoorbeeld bullet points of zet de belangrijkste zaken vetgedrukt. Of eindig met een alinea met ‘dit verwacht ik concreet van jou’ en een opsomming van de to do’s. 

Last but not least

Hoe jij je mail afsluit is eigenlijk heel persoonlijk en typeert ook wie jij bent als mens. Ga in ieder geval niet voor ‘mvg’ of een andere onpersoonlijke, archaïsche term. Binnen het team of in persoonlijke mails durven wij simpelweg ‘x’ te zetten, anders kiezen we ook vaak voor ‘lieve groetjes’ of ‘warme groetjes’. Moet het iets formeler zijn, dan is ‘vriendelijke groeten’ vaak onze eerste keus.

Check de volgende keer dat je een mailtje stuurt deze zaken eens af. Wedden dat je boodschap bij nader inzien veel beter overkomt met een andere verwoording, een extra smiley of een warme afsluiting? 

Oh ja, en ook niet vergeten: beantwoord geen mailtjes als je boos bent. Of gefrustreerd. Of als je je even down voelt. Slaap er liever een nachtje (of twee, of drie) over om te voorkomen dat je emoties doorschijnen in wat je schrijft - want daar krijg je zonder twijfel spijt van, believe me.


RomyVanhaecke.jpg

Geschreven door Romy Van Haecke - Romy is content creator met een voorliefde voor eco-friendly beauty en skincare. Ze verzorgt de social media van onze klanten en kruipt graag in haar pen voor mailings, blogposts en andere webteksten.